O gerenciamento de projetos de design pode ser um desafio, especialmente quando o cliente e a equipe responsável pelo projeto estão trabalhando remotamente em cidades, estados ou até mesmo países diferentes. É uma tarefa complexa que requer muita organização e disciplina para garantir o sucesso do projeto, seja ele um website, uma identidade visual ou um reposicionamento de marca.
Neste artigo, abordaremos as ferramentas que utilizamos para a comunicação com os clientes e como elas podem comprometer a produtividade da equipe e interferir no resultado do projeto.
Vamos começar pela parte mais polêmica: o WhatsApp se tornou uma das ferramentas de comunicação mais populares, utilizada por milhões de pessoas, e, por isso, é a principal forma de contato com os clientes. Embora seja uma ferramenta versátil e útil em muitos aspectos, ela não foi projetada para o gerenciamento de projetos, não apenas de design.
Uma das desvantagens do WhatsApp é a falta de recursos adequados para a organização de arquivos e assuntos. As conversas podem se tornar confusas, com várias discussões sobre temas diferentes acontecendo simultaneamente. As conversas também são frequentemente excluídas ou esquecidas, dificultando a identificação de informações importantes, o que pode levar a decisões equivocadas, mal-entendidos e conflitos entre a equipe de design e o cliente.
Na Minc.Space, o cliente entra em contato direto com quem realmente faz o projeto. Somos designers e também responsáveis pela gestão do projeto junto ao cliente. No entanto, a principal característica do WhatsApp é a expectativa de respostas instantâneas. Por isso, usamos uma metodologia de trabalho assíncrona.
Essa abordagem evita o impulso de tomar decisões precipitadas ou incompletas devido à pressão de uma comunicação imediatista. Além disso, a resposta assíncrona também promove a reflexão e a tomada de decisões mais cuidadosas. Quando os membros da equipe têm tempo para pensar e considerar suas respostas, as decisões tendem a ser mais bem fundamentadas e embasadas em informações relevantes.
Entendemos que participar de todas as etapas da jornada, desde a montagem da proposta até a entrega final, é fundamental para o planejamento e desenvolvimento dos projetos que construímos. Dessa forma, garantimos que os objetivos do projeto estejam sendo atingidos e que o resultado esperado seja superado. Para alcançar esse objetivo e ter um bom relacionamento com os clientes, tivemos que implementar algumas técnicas para o uso do WhatsApp, as quais destacamos a seguir.
Primeiro, desativamos as notificações do WhatsApp para evitar distrações constantes. Depois, estabelecemos horários específicos para verificar o WhatsApp, normalmente no início da manhã, sempre após a checagem de e-mails (vamos falar sobre isso mais adiante), meia hora antes do intervalo do almoço, no início da tarde (após a checagem de e-mails) e meia hora antes de finalizar o dia. Assim, garantimos que a atenção dada a cada tarefa seja exclusiva e ininterrupta, o que aumenta a produtividade e organiza as demandas do dia a dia.
Mas é claro que alguns clientes querem ser atendidos prontamente, pois têm uma questão urgente a ser resolvida ou algum problema aconteceu com determinado arquivo, mas aí combinamos previamente que a ferramenta a ser usada nesses casos deve ser o bom e velho telefonema. =)
O e-mail, por outro lado, é uma excelente ferramenta de comunicação e gerenciamento de projetos de design. Ele permite a documentação detalhada do processo, o arquivamento de informações relevantes e a possibilidade de estabelecer uma linha de tempo estruturada para as demandas. Além disso, o e-mail permite o compartilhamento de arquivos e anexos de forma controlada e organizada, facilitando a entrega de demandas.
Nós utilizamos o Google Workspace, que engloba todos os serviços do Google, como Gmail, Agenda, Drive e Meet. Isso nos permite acessar os recursos de qualquer lugar, permitindo que a equipe trabalhe de forma remota e flexível, sem comprometer a produtividade.
Apesar de recebermos muitos contatos por e-mail vindos do nosso site, a maioria dos clientes prefere iniciar a conversa pelo WhatsApp, pois a maioria deles são indicações de outros projetos já executados.
No primeiro contato, dependendo da complexidade do projeto, já agendamos uma ligação ou chamada de vídeo (pelo Zoom ou Meet) para entender melhor as necessidades e objetivos. Assim, a conversa no WhatsApp não se torna um interrogatório sem fim, não interrompemos o fluxo das demais tarefas e economizamos o tempo do cliente (que também deve estar fazendo outras tarefas ou atendendo outros clientes).
Nessa etapa, já informamos que a proposta será enviada por e-mail e que, se o cliente quiser, avisaremos pelo WhatsApp que enviamos a proposta. Já estabelecemos um processo e a forma como trabalhamos.
Cada projeto e cliente são diferentes. Com alguns, criamos até grupos no WhatsApp, mas o normal é estabelecer quem será o responsável por parte do cliente e estabelecer com essa pessoa um canal de comunicação direto e contínuo.
Para finalizar, existem inúmeras ferramentas que permitem a interação e comunicação remota entre cliente e agência. Algumas utilizam ferramentas mais complexas para o gerenciamento de projetos, como o Trello, Asana e Basecamp, e criam perfis para os clientes nessas ferramentas para facilitar a comunicação. Isso pode ser algo bom para a agência, mas acaba sendo mais ferramenta ou aplicativo que o cliente terá que aprender a usar. Por isso, optamos por utilizar as ferramentas mais comuns, já conhecidas por quase 100% das pessoas, e apenas introduzir ao cliente o nosso fluxo de trabalho e como será a nossa interação com cada ferramenta.
Quer conhecer melhor o nosso processo de trabalho. Confira o artigo "As etapas da jornada para sua marca ir além" ou entre com contato com a agente. Quem sabe o seu projeto não é a nossa próxima jornada.